Friday, 16 April 2021
Tuesday, 13 April 2021
Sistem dan Proses Manajemen (Lanjutan): Sistem Nilai Budaya Organisasi, Proses Manajemen
Pengertian Budaya Organisasi
Apa itu budaya organisasi? Pengertian Budaya Organisasi adalah suatu karakteristik yang ada pada sebuah organisasi dan menjadi pedoman organisasi tersebut sehingga membedakannya dengan organisasi lainnya. Dengan kata lain, budaya organisasi adalah norma perilaku dan nilai-nilai yang dipahami dan diterima oleh semua anggota organisasi dan digunakan sebagai dasar dalam aturan perilaku dalam organisasi tersebut.
Budaya organisasi secara sederhana dapat juga diartikan bagaimana segala sesuatu diselesaikan di tempat tersebut (Deal & Kennedy, 2000). Budaya dalam sebuah organisasi melibatkan sekumpulan pengalaman, filosofi, pengalaman, ekspektasi dan juga nilai yang terkandung di dalamnya yang nanti akan tercermin dalam perilaku anggota, mulai dari inner working,interaksi dengan lingkungan di luar organisasi, sampai ekpsktasi di masa depan.
Ada juga yang menjabarkan budaya organisasi (baca: Pengertian Organisasi) berarti melibatkan peraturan tertulis dan tak tertulis, asumsi, kebiasaan, bahasa, simbol, norma, visi, sistem, kepercayaan dan nilai (Needle, 2004). Di sisi lain, beberapa pengertian budaya organisasi justru menekan dan membentuk tingkah laku karyawan dalam organisasi tersebut.
Jadi mau tidak mau, ketika mereka masuk ke sana, mereka akan mengikuti kebiasaan dan budaya yang berlaku di sana.
Pengertian Budaya Organisasi Menurut Para Ahli
Beberapa ahli di bidang ilmu sosiologi pernah menjelaskan mengenai defenisi Budaya organisasi, diantaranya adalah:
1. Susanto
Menurut susanto, pengertian budaya organisasi adalah nilai-nilai yang menjadi pedoman bagi sumber daya manusia untuk menghadapi permasalahan eksternal dan usaha penyesuaian integrasi ke dalam organisasi, dengan begitu masing-masing anggota organisasi wajib memahami nilai-nilai yang ada dan sebagaimana mereka harus bertingkah laku atau berperilaku.
2. Robbins
Menurut Robbins pengertian budaya organisasi adalah sebuah sistem makna bersama yang dianut oleh masing-masing anggota yang membedakan sebuah organisasi dengan organisasi yang lain.
3. Gareth R. Jones
Menurut Gareth R. Jones pengertian budaya organisasi adalah sebuah persepsi bersama yang dianut oleh masing-masing anggota organisasi, suatu sistem dari makna bersama.
4. Walter R. Freytag
Menurut Walter R. Freytag pengertian budaya organisasi adalah berbagai asumsi dan nilai yang disadari atau tidak disadari yang mampu mengikat kepaduan sebuah organisasi. Asumsi dan nilai tersebut menjadi penentu pola perilaku para anggota di dalam organisasi.
5. Larissa A. Grunig
Menurut Larissa A. Grunig arti budaya organisasi adalah totalitas nilai, simbol, makna, asumsi, dan harapan yang mampu mengorganisasikan sebuah kelompok yang bekerja secara bersama-sama.
6. Lathans (1998)
Menurut Lathans pengertian budaya organisasi adalah norma-norma dan nilai-nilai yang mengarahkan perilaku anggota organisasi. Semua anggota organisasi akan berperilaku sesuai dengan budaya yang berlaku agar diterima oleh lingkungannya.
7. Sarpin (1995)
Menurut Sarpin, pengertian budaya organisasi adalah suatu sistem nilai, kepercayaan, dan kebiasaan di dalam sebuah organisasi yang saling berinteraksi dengan struktur system formalnya untuk menghasilkan norma-norma perilaku organisasi.
8. Schein
Menurut Schein pengertian budaya organisasi adalah sebuah pola dari berbagai asumsi dasar yang ditemukan, diciptakan, atau dikembangkan oleh sebuah kelompok dengan tujuan agar organisasi belajar mengatasi dan menganggulangi masalah-masalah yang timbul akibat adaptasi eksternal dan integrasi internal yang sudah berjalan dengan cukup baik.
Dengan begitu, budaya organisasi harus diajarkan kepada semua anggota baru sebagai cara yang benar untuk memahami, memikirkan, dan merasakan berkenaan dengan masalah-masalah tersebut.
9. Mondy dan Noe (1996)
Menurut Mondy dan Noe pengertian Budaya Organisasi adalah sistem dari shared values, keyakinan, dan kebiasaan yang ada pada sebuah organisasi yang saling berinteraksi dengan struktur formalnya untuk menciptakan norma-norma perilaku.
10. Hodge, Anthony, dan Gales (1996)
Menurut Hodge, Anthony, dan Gales pengertian budaya organisasi adalah konstruksi dari dua tingkat karakteristik, yaitu karakteristik organisasi yang kelihatan (observable) dan yang tidak kelihatan (unoservable).
Baca juga: Pengertian Struktur Organisasi
Fungsi / Peran Budaya Organisasi
Seperti dijelaskan dalam pengertian budaya organisasi di atas, leader memberi peranan penting dalam membentuk budaya kerja pada organisasi. Sehingga, fungsi budaya organisasi secara umum terbagi dalam beberapa hal, meliputi:
- Menambahkan rasa kepemilikan dan menaikkan loyalitas karyawan dalam perusahaan
- Digunakan sebagai alat untuk mengorganisasikan anggota
- Memperkuat nilai organisasi
- Sebagai mekanisme untuk mengontrol perilaku di dalam lingkungan kerja
- Mendorong semua struktur untuk meningkatkan kinerja baik itu untuk jangka pendek atau jangka panjang
- Budaya organisasi juga berfungsi sebagai penentu arah, mana yang boleh dilakukan dan mana yang tidak.
Selain itu, beberapa ahli juga pernah menjelaskan tentang fungsi budaya organisasi tersebut, diantaranya adalah:
1. Menurut Ndraha (1997 : 21)
- Sebagai identitas dan citra sebuah masyarakat
- Untuk mengikat suatu masyarakat
- Sebagai sumber daya
- Menjadi kekuatan penggerak
- Sebagai kemampuan untuk membentuk nilai tambah
- Menjadi panduan pola perilaku
- Sebagai warisan
- Pengganti formalisasi
- Sebagai mekanisme adaptasi terhadap perubahan
- Sebagai proses yang menjadikan bangsa kongruen dengan negara sehingga terbentuk nation-state
2. Menurut Robbins (1999:294)
- Berperan untuk menetapkan tapal batas
- Menjadi identitas bagi suatu anggota organisasi
- Untuk mempermudah timbulnya komitmen
- Budaya meningkatkan kemantapan sistem sosial
3. Menurut Siagian (1992:153)
- Untuk menentukan batas-batas perilaku dalam arti menentukan apa yang benar dan yang salah
- Menumbuhkan rasa memiliki dan jati diri sebuah organisasi dan para anggotanya
- Untuk menumbuhkan komitmen kepada anggota bahwa kepentingan bersama adalah di atas kepentingan individual
- Sebagai alat untuk memperkuat ikatan seluruh anggota organisasi
- Sebagai alat pengendali perilaku para anggota organisasi yang bersangkutan
Jenis / Tipe Budaya Organisasi
Dalam bukunya, Noe dan Mondy (1996:237) mengatakan ada dua tipe Budaya Organisasi, yaitu:
1. Open and Participative Culture
Budaya organisasi ini ditandai dengan pencapaian tujuan output yang tinggi dengan didukung adanya rasa percaya pada bawahan, komunikasi yang terbuka, kepemimpinan yang supportif dan penuh perhatian, penyelesaian masalah secara tim, adanya otonomi pekerja, dan berbagi informasi.
2. Closed and Autocratic Culture
Budaya organisasi ini ditandai dengan pencapaian tujuan output yang tinggi, namun pencapaian tersebut mungkin lebih dinyatakan dan dipaksakan organisasi dengan pemimpin yang otokrasi dan kuat.
Contoh Budaya Organisasi
Setelah mengetahui pengertian budaya organisasi dan fungsinya, maka kita juga harus mengetahui apa saja contoh budaya organisasi tersebut. Berikut penjelasannya:
1. Budaya Administrasi
Budaya administrasi dalam organisasi sangat dibutuhkan misalnya dalam hal surat menyurat, keluar masuk barang, pendapatan pegawai dan lainnya untuk memperlancar kinerja perusahaan.
2. Kedisiplinan
Budaya organisasi bisa berupa kedisiplinan. Misalnya dalam hal ketepatan menyelesaikan order yang di minta, budaya ramah kepada customer, tidak telat datang ke kantor dan masih banyak lagi.
3. Pembagian Wewenang yang Jelas
Kemampuang organisasi dalam membagi wewenang adalah budaya organiasi yang menjadi kunci keberhasilan sebuah perusahaan. Tanpa pembagian wewenang yang jelas maka kinerja para anggota dalam organisasi tersebut tidak akan optimal karena kebingungan.
4. Inovasi
Inovasi adalah budaya organisasi yang mendorong para anggota untuk menciptakan atau mengembangkan ide-ide kreatif dan inovatif demi kemajuan organisasi tersebut.
Karakteristik Budaya Organisasi
Dari penjelasan beberapa ahli tentang budaya organisasi, kita dapat mengetahui beberapa ciri / karakteristik budaya organisasi, diantaranya:
1. Innovation and Risk-Taking
Inovasi dan Pengambilan Resiko adalah sebuah tindakan melakukan inovasi dan berani mengambil resiko dalam proses inovasi tersebut.
2. Attention to Detail
Perhatian lebih hal-hal detail maksudnya adalah organisasi mengharapkan para pekerja untuk bekerja lebih detail, analisis, dan tepat sasaran.
3. Outcome Orientation
Orientasi pada manfaat artinya manajemen berorientasi/ fokus pada hasil/ manfaat dan tidak hanya pada proses untuk mendapatkan hasil tersebut.
4. People Orientation
Orientasi pada orang artinya manajemen sangat memperhatikan pengaruh atau manfaat dari sesuatu yang dihasilkan kepada orang-orang dalam organisasi.
5. Team Orientation
Orientasi pada tim adalah tindakan memprioritaskan aktivitas kerja dalam organisasi berdasarkan tim, bukan pada individu.
6. Aggresiveness
Agresivitas (Aggresiveness) adalah situasi dimana orang-orang cenderung lebih kompetitif dan agresif ketimbang easygoing.
Stabilitas (Stability) adalah situasi dimana aktivitas organisasi lebih menekankan pada menjaga status quo sebagai lawan daripada perkembangan.
Bagaimana Budaya Organsasi dan Komunikasi Terbentuk?
Budaya organisasi lebih banyak dipengaruhi oleh leader-leader soal komunikasi dan kreasi di dalam lingkungan kerja. Ketika para pemimpin ini adalah arsitek budaya organisasi, maka budaya yang sudah dibangun mempengaruhi gaya kepemimpinan (Schein, 2010). Sehingga seorang leader dalam membentuk budaya kerja nantinya akan membantu anggota mencapai tujuan yang ditetapkan bersama. Karena itu, budaya organisasi, kepuasan terhadap pekerjaan dan kepemimpinan sangat berhubungan.
Dilansir dari Gotham Culture, seorang pemimpin bisa dipengaruhi atau mempengaruhi, membentuk atau dibentuk oleh berbagai budaya dalam berbagai lingkungan kerja. Kecuali beberapa hal berikut ini:
1. Budaya Seseorang dan Budaya Pasar
Aspek budaya pasar dan manusia dipengaruhi juga oleh bagaimana anggota organisasi membangun bisnis, memperlakukan konsumen dan komunitas yang lebih besar. Kebanyakan budaya orang yang memiliki struktur horizontal lebih mudah diaplikasikan dan lebih bernilai.
Namun, tetap saja ini bisa merugikan dan membuat bisnis rugi karena kompetisi yang dilakukan oleh setiap orang dan priortasnya (Boundless,2015). Sementara itu, market culture lebih fokus pada hasil, kompetisi, prestasi dan bagaimana segalanya bisa diselesaikan (ARtsFWD, 2013).
2. Budaya Adaptif dan Budaya Adhokrasi
Budaya adaptif berarti berhubungan dengan pengambilan keputusan, perubahan nilai dan meningkatkan kemungkinan bertahan hidup (Costanza et al., 2015). (ArtsFWD, 2013) menjelaskan budaya adhokrasi lebih ke arah pengambilan resikp, inovasi dan priroritas.
- Budaya Hirarki, Peran dan Kekuatan
- Budaya Tugas dan Budaya Suku
Baca juga: Pengertian Manajemen Produksi
Kesimpulan:
Memahami pengertian budaya organisasi sangatlah penting bagi pemilik bisnis atau pun karyawan yang baru saja yang diterima di perusahaan. Membentuk budaya yang baik di lingkungan kerja akan memudahkan kita untuk mencapai tujuan bersama.
Griffin dan Ebert (2002) menjelaskan bahwa manajemen merupakan proses perencanaan, pengorganisasian pengarahan, dan pengawasan sumber daya keuangan, fisik, manusia, dan informasi suatu perusahaan untuk mencapai tujuannya. Manajer perlu memperhatikan seluruh fungsi manajemen tersebut sebagai proses yang saling terkait satu sama lain.
Adapun proses manajemen meliputi tahapan berikut.
- Planning (Perencanaan)
Perencanaan adalah merumuskan apa yang dibutuhkan oleh organisasi dan bagaimana untuk mencapai tujuan tersebut. Proses perencanaan ini pada dasarnya, meliputi 3 kegiatan utama, yaitu merumuskan tujuan yang akan dicapai oleh perusahaan, merumuskan strategi yang menyeluruh untuk mencapai tujuan yang ingin dicapai oleh perusahaan, dan merumuskan langkah-langkah perencanaan untuk mengimplementasikan strategi perusahaan. - Organizing (Pengorganisasian)
Pengorganisasian merupakan proses manajemen yang menetepkan cara terbaik dalam mengatur sumber daya dan aktivitas suatu organisasi menjadi suatu struktur yang logis. - Directing (Pengarahan)
Para manajer memiliki kekuatan untuk memberi perintah dan mengharapkan hasil. Adapun pengarahan (directing) mencakup berbagai aktivitas yang rumit. Ketika melakukan directing, manajer bekerja untuk mengarahkan dan memotivasi karyawan untuk memenuhi tujuan perusahaan. Salah satu bentuk directing adalah mendengarkan keluhan karyawan, memberi respons dengan segera baik pada karyawan maupun perusahaan. - Controling (Pengendalian)
Pengendalian merupakan proses manajemen untuk memonitor kinerja organisasi untuk menjamin proses berjalan sesuai tujuan. Setiap pimpinan perusahaan harus benar-benar memperhatikan permasalahan yang menyangkut biaya dan kinerja.
Secara umum dapat dijelaskan walaupun fungsi manajer adalah meliputi semua aktivitas perencanaan, pengorganisasian, pengarahan , dan pengawasan, namun tidak setiap manajer memiliki derajat atau tingkatan tanggung jawab yang sama terhadap aktivitas-aktivitas tersebut. Hal ini dijelaskan dalam artikel selanjutnya, yaitu mengenai tingkatan manajer dan lingkup manajemen.
Artikel ini terkait tentang Mengelola Bisnis Melalui Manajemen yang Efektif. Baca juga artikel-artikel lainnya tentang Pengantar Bisnis. Terima kasih.
Sistem dan Proses Manajemen: Sistem dan Manajemen Organisasi, sistem Pengambilan Keputusan, Sistem Informasi Manajemen
Sistem dan Proses Manajemen: Sistem dan Manajemen Organisasi, sistem Pengambilan Keputusan, Sistem Informasi Manajemen
1. Sistem Manajemen
Sistem
manajemen adalah suatu totalitas yang terdiri dari subsistem-subsistem dengan
atribut-atributnya yang satu sama yang lain saliing berkaitan, saling
ketergantungan satu sama lain saling berinteraksi dan saling pengaruh
mempengaruhi dalam penggunaan sumber daya secara efektif dan efisien sehingga
mempunyai peranan, sasaran, dan tujuan tertentu.
Sistem-sistem manajemen :
A. Sistem
Manajemen Organisasi
B. Sistem
Pengambilan Keputusan
C. Sistem
Informasi Manajemen
D. Sistem
Nilai dan Budaya Organisasi
E. Sistem
Manajemen tertutup dan terbuka
A. Sistem
Manajemen Organisasi
Organisasi merupakan alat dan wadah atau tempat manajer
melakukan kegiatan-kegiatannya untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Manajemen
organisasi adalah sebuah system lain atau suatu sarana yang menerima input
manajemen berupa tujuan-tujuan , sasaran-sasaran yang ingin dicapai dan
outputnya diharapkan berupa realisasi yang sesuai dengan rencana tersebut.
Dalam system manajemen organisasi maka yang jadi tujuan adalah bagaimana agar
tercipta kerjasama di antara personil yang terkait dalam struktur organisasi
itu.
Asas-asas organisasi.
1. Pembagian
kerja (division of work). Prinsip pembagian kerja yang di tujukan untuk
memproduksi sesuatu dengan kualitas dan waktu yang lebih baik dengan usaha yang
sama.
2. Wewenang
(authority). Hak untuk memerintah dan kekuasaan.
3. Disiplin
(discipline). Harus ada respek dan ketaatan pada peranan-peranan dan
tujuan-tujuan organisasi.
4. Kesatuan
perintah (unity of command). Setiap karyawan hanya menerima instruksi tentang
kegiatan tertentu dari hanya seorang atasan.
5. Kesatuan
arah ( unity of direction). Maksudnya seorang kepala dengan suatu rencana atau
sekumpulan aktivitas yang mempunyai tujuan yang sama.
6. Menomorduakan
kepentingan pribadi di atas kepentingan umum (subordination of individual interest
to the common goals). Kepentingan perseorangan harus tunduk pada
kepentingan organisasi.
7. Pemberian
upah (remuneration)/balas jasa. Kompensasi untuk pekerjaan yang dilaksanakan
harus adil baik bagi karyawan maupun pemilik.
8. Sentralisasi
(centralization). Adanya keseimbangan yang tepat antara sentralisasi dan
desentralisasi.
9. Rantai
scalar/garis wewenang (hierarchy). Garis wewenang dan perintah yang jelas.
10. Tertib
(order). Bahan-bahan dan orang-orang harus ada pada tempat dan waktu yang
tepat. Terutama orang-orang hendaknya ditempatkan pada posisi-posisi atau
pekerjaan-pekerjaan yang paling cocok untuk mereka.
11. Keadilan
(equity). Harus ada kesamaan perlakuan dalam organisasi.
12. Kestabilan
staf (stability of staff). Tingkat perputaran tenaga kerja yang tinggi tidak
baik bagi pelaksanaan fungsi-fungsi organisasi.
13. Inisiatif
(initiative). Bawahan harus diberi kebebasan untuk menjalankan dan
menyelesaikan rencananya, walaupun beberapa kesalahan mungkin terjadi.
14. Semangat
korp (esprit de corps). “kesatuan adalah kekuatan”, pelaksanaan operasi
organisasi perlu memiliki kebanggaan, kesetiaan dan rasa memiliki dari para
anggota yang tercermin pada semangat korp.
Macam-macam
organisasi
a. Democratic
Decentralized (DD)
Tidak
memiliki pemimpin yang permanen. Koordinator diplih untuk menangani suatu
tugas yang harus diselesaikan. Koordinator pun bias berubah/diganti bila
ada perubahan dalam pekerjaan. Keputusan yang dibuat harus
berdasarkan konsensus kelompok, bukan hanya wewenang satu orang saja.
Sifat komunikasi antar anggota di sini adalah komunikasi horizontal, karena
tidak ada istilah pimpinan dan bawahan dalam bentuk organisasi ini.
b. Controlled Decentralized
(CD)
Memiliki
satu pemimpin utama yang menangani dan mengkoordinir tugas-tugas utama.
Terdapat pemimpin-pemimpin sekunder yang dipilih pemimpin utama untuk
mengkoordinir dan menangani sub-sub tugas yang dibagi berdasarkan kebijakan
pemimpin utama. Pengambilan keputusan dilakukan secara bersama-sama antar
anggota dalam masing-masing sub grub. Sedangkan pengambilan keputusan antar
grub diputuskan oleh pemimpin utama.
c. Controlled
Centralized (CC)
Hanya ada
pimpinan utama tim di sini, semua tugas dikoordinir dan ditangani langsung oleh
pemimpin utama. Semua pengambilan keputusan terhadap suatu masalah berada di
tangan pimpinan utama. Pimpinan utama ini pula yang menentukan anggota kelompok
mana yang harus bekerja dan tidak bekerja. Semua komunikasi tim harus melalui
pimpinan utama, karena itu sifat komunikasi dalam bentuk organisasi ini hanya
bersifat vertikal.
Strategi
organisasi
a. Tujuan
Tujuan organisasi harus merefleksikan strategi dalam berbagai
kondisi. Tujuan menggambarkan ambisi dari perusahaan.
d. Perbedaan persaingan
Dalam persaingan pemasaran, keunggulan ditentukan oleh bagaimana
bisnis kita menyediakan kebutuhan konsumen lebih baik daripada pesaing. Dalam
kamus strategi, perusahaan yang unggul adalah yang dibedakan dari kompetitornya
oleh konsumen dari satu atau banyak dimensi.
e. Strategi konsumen
Dalam pelayanan professional, keunggulan kompetitif bergantung
pada kemampuan perusahaan untuk memenuhi kebutuhan konsumen.
f. Strategi geografis
Jangkauan mana yang akan diperluas oleh perusahaan.
B. Sistem
Pengambilan Keputusan[1]
Pengambilan keputusan sangat penting dalam manajemen dan
merupakan tugas utama dari seorang pemimpin (manajer). Pengambilan keputusan
diproses oleh pengambil keputusan yang hasilnya keputusan. Keputusan-keputusan
ini akan menimbulkan aktivitas-aktivitas, sehingga proses manajemen dapat
terlaksana. Keputusan akan menimbulkan aktivitas dan atau mengakhiri aktivitas.
Pengambilan
keputusan sangat penting dalam manajemen, karena :
Keputusan merupakan permulaan dari semua kegiatan
manusia yang sadar dan terarah, baik secara individual, kelompok maupun secara
institusional. Jadi, siapapun yang menghendaki adanya kegiatan tertentu, ia
harus mampu dan berani mengambil keputusan yang berhubungan dengan halite
setepat-tepatnya.
Keputusan ditujukan untuk masa yang akan dating,
efek/hasilnya akan berlangsung atau berguna pada hari-hari yang akan dating,
sementara hari yang akan dating itu tidak menentu serta penuh dengan beraneka
macam risiko.
Keputusan akan menciptakan masalah/aktivitas,
tetapi keputusan juga akan menyelesaikan masalah.
Definisi
Pengambilan Keputusan :
G.R.
Terry
Pengambilan
keputusan dapat didefinisikan sebagai “Pemilihan alternatif kelakuan tertentu dari
dua atau lebih alternatif yang ada.
Harold
Kootz dan Cyril O’Donnel
Pengambilan
keputusan adalah pemilihan di antara alternative-alternatif mengenai sesuatu
cara bertindak adalah inti dari perencanaan. Suatu rencana dapat dikatakan
tidak ada, jika tidak ada keputusan-keputusan suatu sumber yang dapat
dipercaya, petunjuk atau reputasi yang telah dibuat.
Theo
Haiman
Inti dari
semua perencanaan adalah pengambilan keputusan, suatu pemilihan cara bertindak.
Dalam hubungan ini kita melihat suatu keputusan sebagai suatu cara bertindak
yang dipilih oleh manajer sebagai suatu yang paling efektif, berarti penempatan
untuk mencapai sasaran dan pemecahan masalah.
Drs.
H. S.P. Hasibuan
Pengambilan
keputusan adalah suatu proses penetuan keputusan yang terbaik dari sejumlah
alternative untuk melakukan aktivitas-aktivitas pada masa yang akan dating.
Chester
I. Barnard
Keputusan
adalah perilaku organisasi, berintisari perilaku perorangan dari dalam gambaran
proses keputusan ini secara relative dapat dikatakan bahwa pengertian tingkah
laku organisasi lebih penting daripada kepentingan perorangan.
Dari definisi-definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa
“Pengambilan keputusan adalah proses bagaimana menetapkan suatu keputusan yang
terbaik, logis, rasional, dan ideal berdasarkan fakta, data, dan informasi dari
sejumlah alternative untuk mencapai sasaran-sasaran yang telah ditetapkan
dengan risiko terkecil, efektif dan efisien untuk dilaksanakan pada masa yang
akan datang.”
Macam-macam
keputusan
a. Keputusan Auto
Generated
Keputusan
semacam ini diambil dengan cepat dan kurang memperhatikan, mempertimbangkan
data, informasi, fakta, dan lapangan keputusannya. Keputusan auto generated ini
kurang baik, sebab risikonya besar.tetapi jika seorang pengambil keputusan
dapat melakukannya dan berhasil baik maka pemimpin tersebut akan cepat maju.
Dan biasanya diambil dalam keadaan gawat, misalnya sekompi tentara telah
dikepung musuh, pimpinannya harus secepatnya mengambil keputusan sebelum
terlambat dan hancur.
b. Keputusan Induced
Keputusan
Induced diambil berdasarkan scientific management atau manajemen ilmiah,
sehingga keputusan itu logis, ideal, rasional untuk dilaksanakan dan risiskonya
relative kecil, Cuma proses pengambilan keputusan lebih lambat.
Pada
dasarnya tujuan kedua macam keputusan itu sama, yakni untuk mencapai hasil yang
baik dan risiko sekecil-kecilnya.
Basis
pengambilan keputusan
Basis
pengambilan keputusan yang dilakukan oleh manajer biasanya didasarkan atas :
Keyakinan
Manajer dalam pengambilan keputusan didasarkan atas keyakinan
bahwa “keputusan” inilah yang terbaik setelah diperhitungkan dan dianalisis
faktor-faktor internal dan eksternal serta dampak positif dan negative dari
keputusan tersebut.
Jadi,
keyakinanlah yang dijadikan sebagai basis pengambilan keputusan oleh manajer
Intuisi
Manajer dalam pengambilan keputusan didasarkan pada suara hati
(intuisi)nya, bersifat ilham dan perasaan-perasaannya. Sasaran-sasaran,
pengaruh, preferensi-peferensi dan psikologis individu pengambil keputusan
memegang peranan penting.
Pengambilan keputusan secara intuitif ini secara tidak sadar
dipengaruhi oleh pengetahuan masa lalu, latihan-latihan, dan latar belakang.
Biasanya ia seorang aktivis, dinamis dan senantiasa bertanya tentang
situasi-situasi dan ia menemukan pemecahan atas problem-problem sulit.
Pengambilan keputusan berdasarkan intuisi biasanya mengandalkan
naluri, perasaan pribadi, kemampuan mental, tetapi setiap situasi dihadapinya
dengan sikap realistis dan memutuskannya menurut perasaan saja.
Pengambilan keputusan berdasarkan intuisi mempunyai kebaikan dan
keburukan, sebagai berikut :
Kebaikan
1. Keputusan
dapat ditetapkan dengan cepat.
2. Kecakapan pengambil
keputusan dapat dimanfaatkan.
3. Memberikan kepuasan
tertentu bagi pengambil keputusan atas penyelesaian problem yang dihadapi.
4. Jika keputusan yang
diambil tepat maka perusahaan akan lebih cepat maju dibandingkan dengan
perusahaan-perusahaan yang sejenis.
Keburukan
1. Keputusan mungkin terbukti
salah, karena feeling bias saja salah.
2. Risiko keputusan sudah
cukup besar, sebab tidak berdasarkan ilmiah.
3. Alat-alat pengambilan
keputusan tidak dimanfaatkan sebagaimana mestinya, seperti data, informasi, dan
fakta.
4. Asa ke hati-hatian kurang
dapat diperhatikan.
Fakta-fakta
Pengambilan keputusan didasarkan atas hasil analisis data,
informasi, dan fakta-fakta, serta didukung oleh kemampuan berimajinasi,
pengalaman, perspektif yang tepat, dan daya pikir untuk mengimplementasikan
situasi dan kondisi masa depan.
Kebaikan
1. Keputusan ditetapkan dengan menggunakan dan memanfaatkan
sarana dan prasarana, analisis data, informasi, dan fakta, misalnya computer,
dll.
2. Risiko keputusan
relatif kecil.
3. Keputusan secara relatif
akan lebih mudah direalisasi.
4. Keputusan akan relevan
dengan masalah yang dihadapi.
Keburukan
1. Keputusan sering
terlambat.
2. Biaya untuk pengambilan
keputusan relatif besar.
3. Pengumpulan data,
informasi, dan fakta kadang-kadang sulit.
Pengalaman
Manajer dalam pengambilan keputusannya didasarkan kepada pengalamannya
dan penglaman pihak-pihak lain.
Kebaikan
1.Pengalaman manajer dapat dimanfaatkan dengan menggunakan
pengetahuan-pengetahuan praktisnya.
2.Keterampilan terbaik dan latar belakang manajer dapat
digunakan.
3.Keputusan dapat ditetapkan dengan cepat serta dengan biaya
kecil.
Keburukan
1. Keputusan yang ditetapkan
mungkin telah ketinggalan zaman serta tidak sesuai dengan situsi dan kondisi
sekarang.
2. Jika pengalaman manajer
sangat terbatas maka keputusannya sangat sempit.
3. Keputusan yang ditetapkan
kadang-kadang kurang relevan dengan masalah yang dihadapi, sebab tidak ada
masalah yang persis sama.
Kekuasaan
Pengambil keputusan dalam mengambil keputusan harus berpedoman
atas kekuasaan yang dimilikinya, supaya keputusan itu sah dan legal untuk
diberlakukan. Hal ini disebabkan authority merupakan dasar hokum untuk
bertindak dan berbuat sesuatu.
Kelebihan
1. Keputusan yang ditetapkan bersifat resmi dan
mengikat.
2. Keputusan harus diterima dan ditaati sepenuhnya.
3. Keputusan ditetapkan oleh manajer yang
berwenang dan resmi.
Keburukan
1. Keputusan dapat menjadi
rutin dan kecenderungan pengambil keputusan untuk menjadi diktorial.
2. Keputusan kadang-kadang
ditetapkan seseorang yang berada jauh di luar masalah yang aktual, sehingga
pengetahuannya terhadap masalah uang sebenarnya kurang.
Teknik-teknik
pengambilan keputusan
1. Operation Research
Yaitu
dengan penggunaan metode-metode scientific (yang meliputi teknik-teknik matematis)
dalam analisis dan pemecahan suatu masalah tertentu, penerapan teknik ini
adalah usaha inventarisasi.
2. Linier Progamming
Yaitu
dengan menggunakan rumus-rumus matematik yang disebut juga vektor analysis.
3. Gaming War Games
Yaitu
dengan teori yang biasanya digunakan untuk menentukan strategi.
4. Probability
Yaitu
dengan teori kemungkinan yang dapat diterapkan pada kalkulasi rasional atas
hal-hal yang tidak normal, mengenai sebuah keputusan yang dipertimbangkan dan
diperhitungkan.
5. Ranking and Statistical
Wighting
Yaitu
dengan cara :
o Melokalisasi berbagai factor yang akan
mempengaruhi keputusan terakhir.
o Menimbang faktor-faktor yang dapat
dibandingkan dan yang tercakup di dalam setiap alternatif.
Aspek-aspek
pengambilan keputusan
1. Pribadi dan kepribadian si
pengambil keputusan.
2. Sifat masalah yang
dihadapi.
3. Pandangan dan kecakapan
faktual pengambil keputusan terhadap masalah yang dihadapi.
4. Kondisi institusional
(lembaga) bersangkutan.
5. Situasi umum yang menjadi
lingkungan sekitar.
Faktor-faktor
penolong pengambilan keputusan
1. Harus diperhatikan emosi
dan aturan-aturan.
2. Setiap keputusan harus
mendorong tercapainya tujuan.
3. Suatu keputusan tidak
selalu memuaskan semua pihak.
4. Hanya ada satu pilihan yang
paling memuaskan atau terbaik.
5. Pengambilan keputusan
adalah mental action dan harus ditransfer ke dalam physical action.
6. Pengambilan keputusan yang
efektif memerlukan waktu, dana, data informasi dan fakta yang cukuo.
7. Membuat keputusan dalam
prakteknya, membutuhkan kecakapan, pengalaman dan imajinasi.
8. Pengambilan keputusan
merupakan awal dan mata rantai aktivitas.
9. Setiap keputusan harus
dilaksanakan.
C. Sistem
Informasi Manajemen
Secara umum sistem informasi manajemen dapat diartikan sebagai
sebuah system yang menyangkut metode dan upaya terorganisasi melalui layar
computer dan dilakukan secara elektronik dalam melakukan fungsi pengumpulan
data (baik data dari dalam dan luar perusahaan) serta mengatur data itu secara
sistematik dengan menggunakan computer. Data-data yang telah dikumpulkan tadi
diproses untuk menghasilkan dan menyajikan informasi yang terkini, akurat, dan
cepat bagi para pengambil keputusan manajemen.
Berdasarkan
definisi di atas system informasi manajemen memiliki dua (2) fungsi :
Fungsi pertama adalah fungsi pengumpulan data
internal maupun eksternal perusahaan secara sistematik yang secara periodic
mengalami penyesuaian, seperti data-data penjualan perusahaan secara periodic,
barang-barang inventori, biaya, harga, jumlah dan tren produksi, srta jumlah
tenaga kerja di dalam perusahaan. Data-data eksternal seperti perilaku
perusahaan pesaing,tren pasar, termasuk di dalamnya perilaku konsumen,
hukun-hukum atau undang-undang yang diberlakukan dalam dunia bisnis, serta
misalnya perubahan yang terjadi pada perusahaan penyuplai barang dan
transportasi.
Fungsi kedua adalah pemprosesan data menjadi
informasi yang bermanfaat bagi para pengambil keputusan manajemen. Data-data
yang telah kemudian diklasifikasikan, diolah dan dianalisis atas dasar
fungsi-fungsi tertentu sesuai dengan kepentingan perusahaan.
Hasil dari kedua fungsi tersebut kemudian disajikan dalam bentuk
laporan yang memuat informasi-informasi penting yang dibutuhkan perusahaan,
terutamanya bagi para pengambil keputusan dalam manajemen perusahaan.
Secara ringkas, operasi dari sistem informasi manajemen ini
dapat dilihat dalam gambar di atas. Gambar tersebut menunjukkan bagaimana data
yang diperoleh dari sumber internal dan eksternal, yang berhubungan dengan
berbagai aspek dari kegiatan perusahaan, akan disusun secara sistematik dengan
menggunakan system informasi manajemen. Dari pengorganisasian data tersebut
perusahaan akan mendapat informasi yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan yang
akurat dan up to date, yang dapat digunakan pada setiap masa untuk mengambil
keputusan.
Komponen
dalam Sistem Informasi Manajemen
1. Sistem pemprosesan data
(Data Processing System)
Merupakan
subsistem dari system informasi manajemen yang melakukan proses penyesuaian
atas berbagai database yang terdapat dalam perusahaan dan menyajikannya dalam
bentuk informasi terkini sebagaimana dibutuhkan oleh manajemen perusahaan.
Sistem pemprosesan data ini dapat dilakukan update melalui dua cara, yaitu
batch processing dan online processing. Pemprosesan secara batch adalah
pengupdatean database melalui pengumpulan data pada satu periode tertentu untuk
kemudian dilakukan update pada satu waktu tertentu secara serentak. Misalnya
setiap satu minggu sekali untuk mengetahui kinerja para pekerjanya. Pemprosesan
secara online, pendekatan ini melakukan update data secara terus-menerus
mengikuti proses pemasukan data yang terbaru. Misalnya perusahaan bursa efek
yang melakukan update harga saham dari waktu ke waktu.
2. Sistem Pelaporan Manajemen
(Management Reporting System)
Sistem
Pelaporan Manajemen mengumpulkan data untuk kemudian diproses untuk
menghasilkan informasi atau laporan yang diperlukan oleh manajer dalam
menentukan perencanaan dan mengambil keputusan. Beberapa jenis pelaporan
manajemen yang sudah dikenal :
Laporan Detail
Laporan
ini memuat informasi detail dari setiap transaksi yang dilakukan oleh
perusahaan berdasrakan waktunya serta informasi detail lainnya.
Laporan Ringkas
Memuat
beberapa informasi penting yang diperlukan, yaitu oleh manajemen pada level
yang lebih tinggi. Pada dasarnya laporan ini mengemukakan garis-garis besar
dari hal-hal yang terdapat dalam laporan detail/laporan.
Laporan Pengecualian
Merupakan
laporan yang menyampaikan beberapa penyimpangan atas standar tertentu ynag
telah ditetapkan oleh perusahaan. Laporan akuntansi yang memuat utang-piutang
yang belum dibayar oleh perusahaan biasanya mambantu manajer untuk mendapatkan
data ini untuk kemudian mengambil keputusan untuk mengoreksinya pada periode
berikutnya.
Laporan Atas Permintaan
Laporan
ini disajikan atas dasar permintaan saja. Misalnya saja seorang manajer suatu
waktu bermaksud untuk melihat daftar dan jumlah permintaan barang perusahaan
pada periode tertentu tanpa memerlukan copy-nya dalam print-copy. Dia cukup
meminta kepada sekretariatnya untuk menyajikannya melalui layar komputer.
3. Sistem Pendukung dalam
Pengambilan Keputusan
Sistem ini secara terprogram mampu menjawab beberapa kasus dalam
perusahaan yang menyangkut jawaban atas pertanyaan “bagaimana
apabila”. Misalnya saja system akuntansi yang telah terjamin
keamanannya. Suatu waktu ada seorang manajer yang ingin merubah angka-angka
dalam computer tersebut, computer tersebut dengan segera akan merekamnya dan
melaporkan penyimpangannya sekiranya pada waktu berikutnya dilakukan
pengecekan.
4. Sistem Otomasi Kantor
Merupakan sistem komunikasi, komunikasi dalam perusahaan dan
kantor pada masa ini memanfaatkan jaringan computer untuk melakukan komunikasi
satu sama lain melalui komputer yang terkoneksi melalui jaringan tertentu.
Melalui system otomasi kantor ini, manajer dapat dengan mudah menghubungi siapa
saja yang terintregasi dalam system informasi manajemen, pada waktu kapan saja
dibutuhkan, tanpa harus mengalami kesulitan yang disebabkan nisalnya oleh ruang
dan tempat yang berbeda dan cukup jauh jaraknya.
5. Sistem Pintar
Adalah system computer yang memberikan informasi kepada manajer
kepada manajer hal-hal yang biasanya dibutuhkan dan diperoleh dari seorang
pakar atau konsultan. Dalam system ini dikenal istilah Artificial Intelligence,
yaitu berbagai masukan yang diberikan system computer dalam memcahkan
persoalan-persoalan yang tidak mampu dijawab oleh seorang manajer.
D. Sistem
Nilai dan Budaya Organisasi
Budaya organisasi merupakan sistem nilai yang diyakini dan dapat
dipelajari, dapat diterapkan dan dikembangkan secara terus-menerus, suatu wujud
anggapan yang dimiliki diterima secara implisit oleh kelompok dan menentukan
bagaimana kelompok tersebut rasakan, pikirkan, dan bereaksi terhadap
lingkungannya yang beraneka ragam. Budaya merefleksikan nilai-nilai dan
keyakinan yang dimiliki oleh anggota organisasi. Nilai-nilai tersebut cenderung
berlangsung dalam waktu lama dan tahan terhadap perubahan.
Organisasi sebagai tempat atau wadah dimana orang-orang
berkumpul, bekerjasama secara rasional dan sistematis, terencana,
terorganisasi, terpimpin dan terkendali, dalam memanfaatkan sumber
daya organisasi (uang, material, mesin, metode, lingkungan, sarana, prasarana,
data) secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.
Kerjasama dimaksud adalah kerjasama yang terarah pada pencapaian tujuan.
Ciri-ciri
Budaya Organisasi
a. Inovasi
dan pengambilan resiko.
b. Perhatian
terhadap detail.
c. Orientasi
hasil.
d. Orientasi
orang.
e. Orientasi
tim.
f. Keagresifan.
g. Kemantapan.
Fungsi
budaya organisasi
a. Perasaan
identitas dan menambah komitmen organisasi.
b. Alat
pengorganisasian anggota.
c. Menguatkan
nilai-nilai dalam organisasi.
d. Mekanisme
control pelaku.
Sumber-sumber
budaya organisasi
a. Pengaruh
umum dan luar yang luas. Mencakup factor-faktor yang tidak dapat dikendalikan
atau hanya sedikit dapat dikendalikan oleh organisasi.
b. Pengaruh
dan nilai-nilai yang ada di masyarakat. Keyakinan-keyakinan dan nilai-nilai
yang dominan dari masyarakat luas, misalnya kesopanan dan kebersihan.
c. Factor-faktor
yang spesifik dari organisasi. Organisasi selalu berinteraksi dengan
lingkungannya. Dalam mengatasi baik masalah eksternal maupun internal
organisasi akan mendapatkan penyelesaian-penyelesaian yang berhasil.
Keberhasilan mengatasi berbagai masalah tersebut merupakan dasar bagi tumbuhnya
budaya organisasi.
E. Sistem
Manajemen tertutup dan terbuka
Sistem Manajemen Tertutup
Karakteristik dari sistem tertutup adalah adanya kecenderungan
yang kuat untuk bergerak mencapai suatu keseimbangan dan entropi yang statis.
Sifat ini menunjukkan adanya kebekuan atau tepatbya keseimbangan yang beku.
Istilah entropi aslinya dipergunakan dalam ilmu-ilmu fisika. Ia mempunyai
pengertian yang cenderung dipergunakan pada setiap system tertutup dengan tidak
adanya potensi berikutnya untuk membangkitkan daya kerja atau usaha
transformasi. Miller menyebutnya “Entropi dikenal sebagai suatu system yang
menunjukkan kekacauan, ketidakteraturan, tidak adanya pola kerja, atau
organisasi yang diatur secara acak.[2] Dalam
manajemen tertutup, manajer tidak menginformasikan keadaan perusahaan kepada
bawahannya walaupun dalam batas tertentu saja diambilnya keputusan tanpa
melibatkan partisipasi para bawahannya dalam proses pengambilan keputusan.
Kelebihan
Pengambilan dalam suatu keputusan itu cepat,
karena tidak melibatkan keikutsertaan bawahan dalam proses pengambilan
keputusan
Kerahasiaan dan keadaan perusahaan sangat
terjamin.
Kelemahan
Masalah dan pemecahan masalah yang dihadapi
perusahaan hanya dihadapi oleh seorang manajer.
Para bawahan tidak mengetahui keadaan
perusahaan (untung/ruginya perusahaan).
Sistem Manajemen Terbuka
Sistem terbuka mempunyai interaksi hubungan yang berkelangsungan
dengan lingkungannya dan mencapai suatu tingkat dinamika tertentu atau
keseimbangan yang dinamis sementara itu system ini masih mempunyai kemampuan
yang berkelanjutan untuk melangsungkan kerja dan melakukan transfornasi ke
pihak lain. Sistem ini mempunyai proses putaran kontinu yang menyebabkan daya
hidupnya berkelangsungan.[3]
Kelebihan
Kerja
sama semakin membaik dan interaksi-interaksi antar atasan dan bawahan semakin
harmonis.
Bawahan
akan lebih besemangat dan berpartisipasi tinggi pada tugas-tugasnya.
Atasan
banyak meninformasikan keadaan perusahaan kepada bawahan, sehingga bawahan
dalam batas-batas tertentu mengetahui keadaan perusahaan.
Seorang
manajer/atasan dalam pengambilan suatu keputusan terlebih ahulu memberikan
kesempatan bawahannya untuk mengemukakan pendapat serta sara-sarannya.
Kelemahan
Rahasia
perusahaan kurang terjamin, karena adanya kemungkinan para pejabat yang
mengikuti pertemuan membocorkannya.
Dalam
pengambilan keputusan tidak efektif dan efisien, bertele-tele sehingga
menyebabkan pengeluaran biaya yang banyak karena seringnya mengadakan
pertemuan-pertemuan.
5. Proses Manajemen
Proses manajemen adalah suatu rangkaian aktivitas yang harus
dilakukan oleh seorang manajer dalam suatu organisasi.[4] Manajemen
merupakan sutu proses atau serangkaian tindakan untuk mencapai tujuan dengan
menjalankan fungsi manajemen dan menggunakan sumber daya.[5]
Empat (4) fungsi utama manajemen yaitu planning,organizing,
leading, dan controlling untuk mencapai tujuan organisasi.
Terdapat
empat bentuk sumber daya :[6]
a. Human resources
Adalah
pekerja yang diperlukan untuk menjalankan pekerjaan.
b. Financiial
resourcesn. Merupakan uang yang digunakan manajer dan organisasi
untuk membiayai pekerjaan guna mencapai tujuan organisasi.
c. Physical respurces
Merupakan
barang dan bangunan, termasuk bahan baku, ruang kantor, fasilitas produksi yang
dipergunakan untuk beroperasinya organisasi.
d. Informational resources
Merupakan
data yang digunakan manajer dan organisasi sbagai dasar pertimbangan untuk
menjalankan pekerjaan dalam mencapai tujuan organisasi.
1. Para
manajer mengambil keputusan-keputusan, maksudnya mereka memperkembangkan
sesuatu proses dengan apa serangkaian tindakan dipilih secara sadar dari
alternative-alternative yang tersedia guna tujuan mencapai sesuatu hasil yang
diinginkan.
2. Para
manajer memusatkan perhatian atas sasaran-sasaran.
3. Para
manajer merencanakan serta menetapkan kebijaksanaan-kebijaksanaan, maksudnya
mereka mengatisipasi masa yang akan dating dan menemukan berbagai arah tindakan
alternatif, setelahnya mereka menetapkan petunujuk-petunjuk untuk keputusan-keputusan
masa yang akan dating.
4. Para
manajer mengorganisasi dan mengisi posisi-posisi, maksudnya mereka menggunakan
suatu proses dengan apa struktur dan alokasi jabatan-jabatan dideterminasi,
kemudian menempatkan orang-orang pada jabatan-jabatan tersebut.
5. Para
manajer berkomunikasi dengan pihak bawahan, para rekan-rekan mereka dan pihak
atasan dengan perkataan lain : para manajer mentransmisi ide-ide kepada pihak
lain dengan tujuan mencapai hasil yang diinginkan.
6. Para
manajer memberikan pengarahan dan melakukan supervise, artinya mereka
mengusahakan agar pihak bawahan melaksanakan pekerjaan kea rah tujuan-tujuan
umum serta sasaran-sasaran.
Para
manajer mengontrol aktivitas-aktivitas, artinya mereka memanfaatkan
proses-proses yang mengukur hasil pekerjaan nyata dan mengarahkannya ke arah
tujuan tertentu yang ditetapkan sebelumnya.
Referensi:
[1] Malayu S.P. Hasibuan,”Manajemen:Dasar,Pengertian,dan
Masalah”,(Jakarta:PT.Bumi Aksara,2007),hal.53-61.
[2] Miftah Thoha,”Perilaku Oragnisasi, Konsep Dasar dan
Aplikasinya”,
(Jakarta:PT.
Raja Grafindo Persada,2008),hal.122.
[3] Ibid,hal.123.
[4] H.B. Siswanto,”Pengantar Manajemen”,(Jakarta:PT.Bumi
Aksara,2005),hal.23.
[5] Wibowo,”Manajemen Perubahan”,(Jakarta:PT. Raja
Grafindo Persada,2007),hal.10.
[6] Ibid,hal.11.
[7] Winardi,”Manajemen Konflik”,(Bandung:CV. Mandar
Maju,2007),hal.32-33.