Pengertian Komunikasi, Fungsi Komunikasi, Pentingnya Komunikasi, Hambatan Komunikasi

 KOMUNIKASI

A. PENGERTIAN

Ø  Komunikasi adalah proses pemindahan dan pemahaman pengertian dalam bentuk gagasan atau informasi dr seseorg kpd org lain..

Ø  Komunikasi yg ideal adalah jika suatu gagasan atau informasi  yg dikirimkan memberikan gambaran mental yang persepsinya persis sama dg yg dibayangkan pengirim.

B. FUNGSI KOMUNIKASI.

Ada 4(empat) fungsi utama komunikasi dlm pok atau organisasi, yi :

Ø  Mengendalikan perilaku anggota dg beberapa cara. ( aturan yg mewajibkan kary hrs mengkomunikasikan lebih dulu keluhan kary yg berkaitan dg pek pd atasan langsungnya )

Ø  Komunikasi membantu pengembangan motivasi kary.

Dg cara melalui pemberian penjelasan kpd kary apa yg hrs dilakukan, bgmn mereka dpt bekerja dg baik dan apa yg dpt mereka lakukan utk memperbaiki kinerja yg dibawah standar.

Ø  Merupakan mekanisme fundamental dg mana mereka dpt menunjukkan unkapan emosional dari perasaan dan pemenuhan  kebutuhan sosial mereka. Bagi  sebag besar kary pok kerja mereka merupakan sumber pertama utk interaksi sosial.

Ø  Memberikan informasi yg diperlukan individu dan pok utk mengambil keputusan dg meneruskan data guna mengenal dan menilai pilihan2 alternatif.

C.  PENTINGNYA KOMUNIKASI DLM ORGANISASI.

Komunikasi yg efektif sangat penting dlm orgn, karena :

Ø  Komunikasi adalah proses dan alat utk dpt menjalankan fungsi2 manajemen agar fungsi2 tsb dpt tercapai. Komunikasi yg buruk agak menghambat menghambat proses dan kelancaran fungsi2 manajemen.

Manajer hanya dpt melaksanakan tugas2 mereka melalui proses komunikasi.

Ø  Sebagian besar waktu manajer adalah utk kegiatan komunikasi, baik dg anggota internal orgn maupun dg lingkungan eksternal orgn.

D.  PROSES KOMUNIKASI

1. Ada 3(tiga) unsur utama dlm proses komunikasi, yi : Pengirim/sumber, Berita dan Penerima.

2. Proses komunikasi :

              Pesan                        Pesan                  Pesan                        Pesan

 

                                                            Feed back

a. Sumber/pengirim berita

Pihak yg mempunyai kebutuhan dan keinginan utk mengkomunikasikan gagasan/informasi kpd pihak lain serta menentukan macam berita dan cara penyampaiannya

b.      Pengubahan berita kedlm kode (encoding).

Mengubah berita kedlm simbol2/kode2 yi verbal atau non verbal. Pengirim memilih simbol mana yg akan digunakan agar pengaruh berita yg diinginkan dpt tercapai.

c.       Saluran/pengirman berita.

Pengiriman berita dpt melalui car/saluran :

Ø  Komunikasi lisan : langsung, telpon, videotape/kaset. , Kelebihannya :

·         Dpt lebih berinteraksi dg mimik/ekspresi, gerakan tubuh, intonasi suara, dsb.

·         Berita lebih cpt diterima.

·         Segera mendapatkan umpan balik.

Ø  Komunikasi tertulis : surat, memo, laporan, buletin, dsb

d.      Penerimaan berita.

Pd dasarnya org menerima berita melalui panca indera mereka. Komunikasi gagal bila berita tdk diterima.

e.       Pengartian/penterjemahan kembali berita (decoding).

Mengartikan/menterjemahkan kembali simbol2 yg di terima oleh penerima.

Proses ini dipengaruhi oleh ltr belakang budaya, pendidikan, lingkungan, praduga, dsb. Sehingga dpt menimbulkan pengertian yg berbeda thd isi berita.

f.       Umpan balik / feed back, yi penerima berita menyampai kan berita balasan.

E. HAMBATAN  KOMUNIKASI YG EFEKTIF.

1. Penyaringan.

Ø  Penyaringan (filtering) mengacu pd pengirim yg memanipulasi informasi agar tampak lebih menguntung kan di mata si penerima.

Ø  Hal ini banyak terjadi dlm orgn krn informasi yg diteruskan ke pimpinan senior biasanya hrs dipadatkan atau disintesis oleh bawahan agar pimpinan puncak tdk terlalu terbebani dengan info tsb. Masalah yg terjadi adalah bhw kepentingan dan persepsi pribadi mengenai apa yg penting sering membuat makna info tsb menjadi berbeda.

Ø  Penyaringan lebih banyak terjadi pd orgn2 besar dg tingkatan vertikal yg cukup banyak.

2. Persepsi selektif.

Ø  Persepsi selektif muncul dari penerima yg melihat dan mendengar berdasarkan kebutuhan, motivasi, pengalaman, ltr belakang yg berbeda.

Ø  Penerima juga memproyeksikan minat dan harapan mrk ke dlm komunikasi ketika mrk mendekodekan komunikasi.

3. Kelebihan informasi.

Ø  Kelebihan informasi adalah suatu kondisi ketika info yg mengalir masuk melebihi kemampuan pengolahan info seorg individu. Hal ini terjadi krn individu2 memiliki kapasitas yg terbatas utk mengolah data/info.

Ø  Dewasa ini banyak manajer yg mengeluh krn kelebihan info disebabkan tuntutan utk trs mengikuti e-mail, pembicaraan telpon, faks, pertemuan, membaca laporan dsb, yg menyebabkan serangan gencar data yg mutahil utk diproses dan dicerna.

Ø  Kelebihan info ini menyebabkan mereka cenderung menyeleksi, mengabaikan, melewati atau melupakan info dan menghentkan pengolahan sampai situasi kelebihan beban in berlalu.

Ø  Defensif.

Dlm komunikasi, org yg merasa terancam cenderung menolak info, menjadi defensif dg menyerang org secara verbal, menanyakan motif, dsb.

Ø  Bila individu mnafsirkan pesan org lan sbg ancaman , mereka sering menanggapi dg cara yg mengganggu komunikasi yg efektif.

4. Bahasa.

Ø  Kemampuan bahasa seseorg akan mempengaruhi komunikasi yg efektif. Kemampuan bahasa ini dipengaruhi oleh usia, pendidikan dan latar belakang budaya.

Ø  Penggunaan bahasa yg sama belum menjamin persepsi yg sama atas pesan yg disampaikan karena masih dipengaruhi oleh dialek dan modifikasi bahasa.

F. SALURAN KOMUNIKASI DLM ORGN.

Ada 3 saluran dasar komunikasi dlm orgn, yi :

1. Komunikasi vertikal, terdiri dari :

      a. Komunikasi kebawah.

Ø  Yi komunikasi yg mengalir dr struktur orgn tk atas kebawah, biasanya melalui tingkatan2 manajemen sampai ke kary yg terendah.

Ø  Bentuknya dpt penetapan tujuan, perintah,pengarahan, informasi, nasehat/saran dn penilaian pd bawahan, baik lisan maupun tertulis.

b. Komunikasi keatas.

Ø  Yi komunikasi yg mengalir dr tk bawah ketingkat yg lebih atas dr suatu orgn.

Ø  Bentuknya dpt berupa laporan periodik, lap kemajuan pek, penjelasan, gagasan atau saran.

2. Komunikasi horizontal atau lateral.

Ø  Yi komunikasi antar sesama anggota pok, antar pok pd tingkatan yg sama, antar pimpinan pd tk yg sama.

Ø  Bentuknya pd umumnya bersifat koordinatif.

Ø  Kelebihannya dpt mempercepat pengambilan tindakan yg diperlukan, krn itu pd umumnya didukung secara formal.

Ø  Kelemahannya dpt menciptakan konflik yg menggang gu ( disfungsional) bila saluran vertikal yg formal diterobos.

3.      Komunikasi diagonal.

Yi komunikasi yg memotong secara menyilang rantai perintah orgn ( hub lini dan staf )

G. JARINGAN FORMAL DAN INFORMAL.

Ada 2(dua) macam jaringan dlm komunikasi , yi :

·         Jaringan formal.

Biasanya vertikal, mengikuti rantai wewenang dan terbatas pd komunikasi yg berhub dg tugas.

·         Jaringan informal.

Biasanya spt bisikan, bebas utk bergerak ke segala arah, melewati tk-tk wewenang dan kemungkinan besar memenuhi kebutuhan sosial anggota pok.

1. Jaringan formal ( pd pok kecil ).

Ada 3 macam jaringan formal pd pok yi :

·         Jaringan Rantai.

Jaringan ini secara ketat mengikuti rantai komando yg formal. Jaringan in paling baik jika fokus pentingnya ada pd  ketepatan/akurasi.

·         Jaringan roda.

Jaringan ini mengandalkan pd pemimpin utk bertindak sbg saluran pusat utk semua komunikasi pok. Jaringan ini memudahkan munculnya seorg pemimpin.

·         Jaringan semua saluran.

Jaringan ini mengijinkan semua anggota pok utk aktif saling berkomunikasi. Jaringan ini paling baik jika fokusnya ada pd kepuasan anggota yg tinggi.

v  Tidak ada satu jaringan yg selalu paling baik utk semua kesempatan.

b.   Jaringan informal.

Ø  Jaringan informal yg sering tampak dlm orgn adalah komunikasi kasak kusuk atau selentingan. Jaringan informal ini penting sbg sumber info krn pd umumnya sebag besar kary utk kali pertama mendengar suatu permasalahan melalui desas desus atau selentingan.

Ø  Selentingan memiliki 3 karakteristik utama , yi :

·         Tdk dikendalikan oleh manajemen.

·         Dipersepsikan oleh kebanyakan kary sbg info yg handal dan dpr dipercaya dp komunikasi formal.

·         Sebag besar selentingan digunakan utk melayani kepentingan sendiri dr org2 didalamnya.

Ø  Desas desus dpt muncul  dan berkembang dlm orgn krn  :

·         Sbg suatu tanggapan thd situasi yg bagi kita penting.

·         Bila ada ambiguitas.

·         Ada kondisi yg menimbulkan kecemasan.

Ø  Selentingan merupakan suatu bagian yg penting dari  jaringan komunikasi pok atau orgn dan berharga utk dipahami.

Ø  Selentingan bertindak sbg filter dan sbg mekanisme umpan balik , yg mengumpulkan isu2 yg dianggap relevan oleh para kary.

Ø  Manajemen tdk dpt menghapuskan sama sekali desas desus ttp yg dpt dilakukan adalah mengurangi dampak negatif dr desas desus dg membatasi jangkauan dan dampaknya.

H.  PILIHAN SALURAN KOMUNIKASI

Ø  Pilihan saluran komunikasi ( tatap muka atau telpon ) biasanya dikaitkan dg kekayaan saluran yi banyaknya informasi yg dpt dikirimkan selama satu episode komunikasi.

Ø  Saluran komunikasi ada yg kaya kemampuan dan ada yg miskin kemampuan, yi dlm hal :

·         Menangani isyaarat berganda secara serentak.

·         Memudahkan umpan balik yg cepat.

·         Tingkat privacy/pribadi.

Ø  Bicara tatap muka memiliki skor paling tinggi dr sisi kekayaan saluran krn memberikan jumlah info yg maksimal utk dikirim selama episode komunikasi, artinya bicara tatap muka mengemukakan isyarat berganda (kata,sikap tubuh, air muka, gerak tubuh, intonasi), umpan balik segera dan sentuhan pribadi krn kehadirannya.

Ø  Penentuan pilihan komunikasi bergantung pd sifat dari pesan yaitu rutin atau tidak dan besar kecilnya ambiguitas. Pesan yg tdk rutin dg ambiguitas besar lebih efektif memakai saluran komunikasi yg kaya(misal : bicara tatap muka) sedang utk yg rutin dg ambiguitas kecil cukup efektif lewat saluran yg rendah tingkat kekayaannya (misal : laporan, buletin).

I.    KOMUNIKASI LINTAS BUDAYA

      Faktor2 lintas budaya jelas menciptakan potensi meningkatnya masalah komunikasi.

      Faktor2 lintas budaya , meliputi al :

      1. Hambatan budaya.

Faktor terbesar dlm hambatan budaya adalah kessulitan bahasa.

Ada 4 masalah mengenai kesulitan bahasa, yi : Semantika atau makna kata dlm arti padanan kata, Konotasi kata, perbedaan nada dan beda persepsi.

2.   Konteks budaya.

      Konteks budaya ada 2(dua) macam, yi :

Ø  Budaya konteks tinggi : budaya yg sangat mengandalkan petunjuk situasional rinci (status, reputasi,dll) dan petunjuk non verbal (china, Indonesia, arab). Konteks ini mngimplikasikan kepercayaan pd kdedua pihak.

Ø  Budaya konteks rendah : budaya yg sangat mengandalkan kata2 utk menyampaikan pesan dlm komunikasi. Implikasinya legal dan keterbukaan.

3. Panduan budaya.

Panduan budaya diperlukan dlm melakukan komunikasi lintas  budaya utk mengurangi salah persepsi, penafsiran dan salah evaluasi. Dlm komunikasi lintas budaya disampingkita hrs mengetahui konteks budayanya juga ada 4 kaidah yg dpt membantu, yi :

·         Asumsikan ada perbedaan sampai terbukti ada persamaan.

·         Menekankan pd penjelasan bukan penafsiran atau evaluasi

·         Berikan empati sebelum mengirim pesan. Lihatlah org lain spt sebenarnya.

·         Perlakukan penafsiran anda sbg hipotesis kerja, yi perlu menguji kembali agar mendapat kepastian.