Sistem dan Proses Manajemen: Sistem dan Manajemen Organisasi, sistem Pengambilan Keputusan, Sistem Informasi Manajemen

Sistem dan Proses Manajemen: Sistem dan Manajemen Organisasi, sistem Pengambilan Keputusan, Sistem Informasi Manajemen

1.      Sistem Manajemen

Sistem manajemen adalah suatu totalitas yang terdiri dari subsistem-subsistem dengan atribut-atributnya yang satu sama yang lain saliing berkaitan, saling ketergantungan satu sama lain saling berinteraksi dan saling pengaruh mempengaruhi dalam penggunaan sumber daya secara efektif dan efisien sehingga mempunyai peranan, sasaran, dan tujuan tertentu.

Sistem-sistem manajemen :

A.    Sistem Manajemen Organisasi

B.     Sistem Pengambilan Keputusan

C.     Sistem Informasi Manajemen

D.    Sistem Nilai dan Budaya Organisasi

E.     Sistem Manajemen tertutup dan terbuka

 

A.                Sistem Manajemen Organisasi

Organisasi merupakan alat dan wadah atau tempat manajer melakukan kegiatan-kegiatannya untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Manajemen organisasi adalah sebuah system lain atau suatu sarana yang menerima input manajemen berupa tujuan-tujuan , sasaran-sasaran yang ingin dicapai dan outputnya diharapkan berupa realisasi yang sesuai dengan rencana tersebut. Dalam system manajemen organisasi maka yang jadi tujuan adalah bagaimana agar tercipta kerjasama di antara personil yang terkait dalam struktur organisasi itu.

    Asas-asas  organisasi.

1.      Pembagian kerja (division of work). Prinsip pembagian kerja yang di tujukan untuk memproduksi sesuatu dengan kualitas dan waktu yang lebih baik dengan usaha yang sama.

2.      Wewenang (authority). Hak untuk memerintah dan kekuasaan.

3.      Disiplin (discipline). Harus ada respek dan ketaatan pada peranan-peranan dan tujuan-tujuan organisasi.

4.      Kesatuan perintah (unity of command). Setiap karyawan hanya menerima instruksi tentang kegiatan tertentu dari hanya seorang atasan.

5.      Kesatuan arah ( unity of direction). Maksudnya seorang kepala dengan suatu rencana atau sekumpulan aktivitas yang mempunyai tujuan yang sama.

6.      Menomorduakan kepentingan pribadi di atas kepentingan umum (subordination of individual interest to the common goals).  Kepentingan perseorangan harus tunduk pada kepentingan organisasi.

7.      Pemberian upah (remuneration)/balas jasa. Kompensasi untuk pekerjaan yang dilaksanakan harus adil baik bagi karyawan maupun pemilik.

8.      Sentralisasi (centralization). Adanya keseimbangan yang tepat antara sentralisasi dan desentralisasi.

9.      Rantai scalar/garis wewenang (hierarchy). Garis wewenang dan perintah yang jelas.

10.  Tertib (order). Bahan-bahan dan orang-orang harus ada pada tempat dan waktu yang tepat. Terutama orang-orang hendaknya ditempatkan pada posisi-posisi atau pekerjaan-pekerjaan yang paling cocok untuk mereka.

11.  Keadilan (equity). Harus ada kesamaan perlakuan dalam organisasi.

12.  Kestabilan staf (stability of staff). Tingkat perputaran tenaga kerja yang tinggi tidak baik bagi pelaksanaan fungsi-fungsi organisasi.

13.  Inisiatif (initiative). Bawahan harus diberi kebebasan untuk menjalankan dan menyelesaikan rencananya, walaupun beberapa kesalahan mungkin terjadi.

14.  Semangat korp (esprit de corps). “kesatuan adalah kekuatan”, pelaksanaan operasi organisasi perlu memiliki kebanggaan, kesetiaan dan rasa memiliki dari para anggota yang tercermin pada semangat korp.

    Macam-macam organisasi

a.       Democratic Decentralized (DD)

Tidak memiliki pemimpin yang permanen. Koordinator diplih untuk menangani suatu tugas yang harus diselesaikan. Koordinator pun bias berubah/diganti bila ada perubahan dalam pekerjaan. Keputusan yang dibuat harus berdasarkan konsensus kelompok, bukan hanya wewenang satu orang saja. Sifat komunikasi antar anggota di sini adalah komunikasi horizontal, karena tidak ada istilah pimpinan dan bawahan dalam bentuk organisasi ini.

b.      Controlled Decentralized (CD)

Memiliki satu pemimpin utama yang menangani dan mengkoordinir tugas-tugas utama. Terdapat pemimpin-pemimpin sekunder yang dipilih pemimpin utama untuk mengkoordinir dan menangani sub-sub tugas yang dibagi berdasarkan kebijakan pemimpin utama. Pengambilan keputusan dilakukan secara bersama-sama antar anggota dalam masing-masing sub grub. Sedangkan pengambilan keputusan antar grub diputuskan oleh pemimpin utama.

c.       Controlled Centralized (CC)

Hanya ada pimpinan utama tim di sini, semua tugas dikoordinir dan ditangani langsung oleh pemimpin utama. Semua pengambilan keputusan terhadap suatu masalah berada di tangan pimpinan utama. Pimpinan utama ini pula yang menentukan anggota kelompok mana yang harus bekerja dan tidak bekerja. Semua komunikasi tim harus melalui pimpinan utama, karena itu sifat komunikasi dalam bentuk organisasi ini hanya bersifat vertikal.

    Strategi organisasi

a.       Tujuan

Tujuan organisasi harus merefleksikan strategi dalam berbagai kondisi. Tujuan menggambarkan ambisi dari perusahaan.

d.      Perbedaan persaingan

Dalam persaingan pemasaran, keunggulan ditentukan oleh bagaimana bisnis kita menyediakan kebutuhan konsumen lebih baik daripada pesaing. Dalam kamus strategi, perusahaan yang unggul adalah yang dibedakan dari kompetitornya oleh konsumen dari satu atau banyak dimensi.

e.       Strategi konsumen

Dalam pelayanan professional, keunggulan kompetitif bergantung pada kemampuan perusahaan untuk memenuhi kebutuhan konsumen.

f.       Strategi geografis

Jangkauan mana yang akan diperluas oleh perusahaan.

 

B.                 Sistem Pengambilan Keputusan[1]

Pengambilan keputusan sangat penting dalam manajemen dan merupakan tugas utama dari seorang pemimpin (manajer). Pengambilan keputusan diproses oleh pengambil keputusan yang hasilnya keputusan. Keputusan-keputusan ini akan menimbulkan aktivitas-aktivitas, sehingga proses manajemen dapat terlaksana. Keputusan akan menimbulkan aktivitas dan atau mengakhiri aktivitas.

Pengambilan keputusan sangat penting dalam manajemen, karena :

  Keputusan merupakan permulaan dari semua kegiatan manusia yang sadar dan terarah, baik secara individual, kelompok maupun secara institusional. Jadi, siapapun yang menghendaki adanya kegiatan tertentu, ia harus mampu dan berani mengambil keputusan yang berhubungan dengan halite setepat-tepatnya.

  Keputusan ditujukan untuk masa yang akan dating, efek/hasilnya akan berlangsung atau berguna pada hari-hari yang akan dating, sementara hari yang akan dating itu tidak menentu serta penuh dengan beraneka macam risiko.

  Keputusan akan menciptakan masalah/aktivitas, tetapi keputusan juga akan menyelesaikan masalah.

 

    Definisi Pengambilan Keputusan :

      G.R. Terry

Pengambilan keputusan dapat didefinisikan sebagai “Pemilihan alternatif kelakuan tertentu dari dua atau lebih alternatif yang ada.

      Harold Kootz dan Cyril O’Donnel

Pengambilan keputusan adalah pemilihan di antara alternative-alternatif mengenai sesuatu cara bertindak adalah inti dari perencanaan. Suatu rencana dapat dikatakan tidak ada, jika tidak ada keputusan-keputusan suatu sumber yang dapat dipercaya, petunjuk atau reputasi yang telah dibuat.

      Theo Haiman

Inti dari semua perencanaan adalah pengambilan keputusan, suatu pemilihan cara bertindak. Dalam hubungan ini kita melihat suatu keputusan sebagai suatu cara bertindak yang dipilih oleh manajer sebagai suatu yang paling efektif, berarti penempatan untuk mencapai sasaran dan pemecahan masalah.

      Drs. H. S.P. Hasibuan

Pengambilan keputusan adalah suatu proses penetuan keputusan yang terbaik dari sejumlah alternative untuk melakukan aktivitas-aktivitas pada masa yang akan dating.

      Chester I. Barnard

Keputusan adalah perilaku organisasi, berintisari perilaku perorangan dari dalam gambaran proses keputusan ini secara relative dapat dikatakan bahwa pengertian tingkah laku organisasi lebih penting daripada kepentingan perorangan.

Dari definisi-definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa “Pengambilan keputusan adalah proses bagaimana menetapkan suatu keputusan yang terbaik, logis, rasional, dan ideal berdasarkan fakta, data, dan informasi dari sejumlah alternative untuk mencapai sasaran-sasaran yang telah ditetapkan dengan risiko terkecil, efektif dan efisien untuk dilaksanakan pada masa yang akan datang.”

 

 

 

    Macam-macam keputusan

a.       Keputusan Auto Generated

Keputusan semacam ini diambil dengan cepat dan kurang memperhatikan, mempertimbangkan data, informasi, fakta, dan lapangan keputusannya. Keputusan auto generated ini kurang baik, sebab risikonya besar.tetapi jika seorang pengambil keputusan dapat melakukannya dan berhasil baik maka pemimpin tersebut akan cepat maju. Dan biasanya diambil dalam keadaan gawat, misalnya sekompi tentara telah dikepung musuh, pimpinannya harus secepatnya mengambil keputusan sebelum terlambat dan hancur.

b.      Keputusan Induced

Keputusan Induced diambil berdasarkan scientific management atau manajemen ilmiah, sehingga keputusan itu logis, ideal, rasional untuk dilaksanakan dan risiskonya relative kecil, Cuma proses pengambilan keputusan lebih lambat.

Pada dasarnya tujuan kedua macam keputusan itu sama, yakni untuk mencapai hasil yang baik dan risiko sekecil-kecilnya.

    Basis pengambilan keputusan

Basis pengambilan keputusan yang dilakukan oleh manajer biasanya didasarkan atas :

  Keyakinan

Manajer dalam pengambilan keputusan didasarkan atas keyakinan bahwa “keputusan” inilah yang terbaik setelah diperhitungkan dan dianalisis faktor-faktor internal dan eksternal serta dampak positif dan negative dari keputusan tersebut.

Jadi, keyakinanlah yang dijadikan sebagai basis pengambilan keputusan oleh manajer

  Intuisi

Manajer dalam pengambilan keputusan didasarkan pada suara hati (intuisi)nya, bersifat ilham dan perasaan-perasaannya. Sasaran-sasaran, pengaruh, preferensi-peferensi dan psikologis individu pengambil keputusan memegang peranan penting.

Pengambilan keputusan secara intuitif ini secara tidak sadar dipengaruhi oleh pengetahuan masa lalu, latihan-latihan, dan latar belakang. Biasanya ia seorang aktivis, dinamis dan senantiasa bertanya tentang situasi-situasi dan ia menemukan pemecahan atas problem-problem sulit.

Pengambilan keputusan berdasarkan intuisi biasanya mengandalkan naluri, perasaan pribadi, kemampuan mental, tetapi setiap situasi dihadapinya dengan sikap realistis dan memutuskannya menurut perasaan saja.

Pengambilan keputusan berdasarkan intuisi mempunyai kebaikan dan keburukan, sebagai berikut :

         Kebaikan

1. Keputusan dapat ditetapkan dengan cepat.

2.      Kecakapan pengambil keputusan dapat dimanfaatkan.

3.      Memberikan kepuasan tertentu bagi pengambil keputusan atas penyelesaian problem yang dihadapi.

4.      Jika keputusan yang diambil tepat maka perusahaan akan lebih cepat maju dibandingkan dengan perusahaan-perusahaan yang sejenis.

         Keburukan

1.      Keputusan mungkin terbukti salah, karena feeling bias saja salah.

2.      Risiko keputusan sudah cukup besar, sebab tidak berdasarkan ilmiah.

3.      Alat-alat pengambilan keputusan tidak dimanfaatkan sebagaimana mestinya, seperti data, informasi, dan fakta.

4.      Asa ke hati-hatian kurang dapat diperhatikan.

  Fakta-fakta

Pengambilan keputusan didasarkan atas hasil analisis data, informasi, dan fakta-fakta, serta didukung oleh kemampuan berimajinasi, pengalaman, perspektif yang tepat, dan daya pikir untuk mengimplementasikan situasi dan kondisi masa depan.

         Kebaikan

1. Keputusan ditetapkan dengan menggunakan dan memanfaatkan sarana dan prasarana, analisis data, informasi, dan fakta, misalnya computer, dll.

2.      Risiko keputusan relatif kecil.

3.      Keputusan secara relatif akan lebih mudah direalisasi.

4.      Keputusan akan relevan dengan masalah yang dihadapi.

         Keburukan

1.      Keputusan sering terlambat.

2.      Biaya untuk pengambilan keputusan relatif besar.

3.      Pengumpulan data, informasi, dan fakta kadang-kadang sulit.

  Pengalaman

Manajer dalam pengambilan keputusannya didasarkan kepada pengalamannya dan penglaman pihak-pihak lain.

         Kebaikan

1.Pengalaman manajer dapat dimanfaatkan dengan menggunakan pengetahuan-pengetahuan praktisnya.

2.Keterampilan terbaik dan latar belakang manajer dapat digunakan.

3.Keputusan dapat ditetapkan dengan cepat serta dengan biaya kecil.

         Keburukan

1.      Keputusan yang ditetapkan mungkin telah ketinggalan zaman serta tidak sesuai dengan situsi dan kondisi sekarang.

2.      Jika pengalaman manajer sangat terbatas maka keputusannya sangat sempit.

3.      Keputusan yang ditetapkan kadang-kadang kurang relevan dengan masalah yang dihadapi, sebab tidak ada masalah yang persis sama.

  Kekuasaan

Pengambil keputusan dalam mengambil keputusan harus berpedoman atas kekuasaan yang dimilikinya, supaya keputusan itu sah dan legal untuk diberlakukan. Hal ini disebabkan authority merupakan dasar hokum untuk bertindak dan berbuat sesuatu.

         Kelebihan

1.   Keputusan yang ditetapkan bersifat resmi dan mengikat.

2.   Keputusan harus diterima dan ditaati sepenuhnya.

3.   Keputusan ditetapkan oleh manajer yang berwenang dan resmi.

         Keburukan

1.      Keputusan dapat menjadi rutin dan kecenderungan pengambil keputusan untuk menjadi diktorial.

2.      Keputusan kadang-kadang ditetapkan seseorang yang berada jauh di luar masalah yang aktual, sehingga pengetahuannya terhadap masalah uang sebenarnya kurang.

    Teknik-teknik pengambilan keputusan

1.      Operation Research

Yaitu dengan penggunaan metode-metode scientific (yang meliputi teknik-teknik matematis) dalam analisis dan pemecahan suatu masalah tertentu, penerapan teknik ini adalah usaha inventarisasi.

2.      Linier Progamming

Yaitu dengan menggunakan rumus-rumus matematik yang disebut juga vektor analysis.

3.      Gaming War Games

Yaitu dengan teori yang biasanya digunakan untuk menentukan strategi.

4.      Probability

Yaitu dengan teori kemungkinan yang dapat diterapkan pada kalkulasi rasional atas hal-hal yang tidak normal, mengenai sebuah keputusan yang dipertimbangkan dan diperhitungkan.

5.      Ranking and Statistical Wighting

Yaitu dengan cara :

o   Melokalisasi berbagai factor yang akan mempengaruhi keputusan terakhir.

o   Menimbang faktor-faktor yang dapat dibandingkan dan yang tercakup di dalam setiap alternatif.

    Aspek-aspek pengambilan keputusan

1.      Pribadi dan kepribadian si pengambil keputusan.

2.      Sifat masalah yang dihadapi.

3.      Pandangan dan kecakapan faktual pengambil keputusan terhadap masalah yang dihadapi.

4.      Kondisi institusional (lembaga) bersangkutan.

5.      Situasi umum yang menjadi lingkungan sekitar.

    Faktor-faktor penolong pengambilan keputusan

1.      Harus diperhatikan emosi dan aturan-aturan.

2.      Setiap keputusan harus mendorong tercapainya tujuan.

3.      Suatu keputusan tidak selalu memuaskan semua pihak.

4.      Hanya ada satu pilihan yang paling memuaskan atau terbaik.

5.      Pengambilan keputusan adalah mental action dan harus ditransfer ke dalam physical action.

6.      Pengambilan keputusan yang efektif memerlukan waktu, dana, data informasi dan fakta yang cukuo.

7.      Membuat keputusan dalam prakteknya, membutuhkan kecakapan, pengalaman dan imajinasi.

8.      Pengambilan keputusan merupakan awal dan mata rantai aktivitas.

9.      Setiap keputusan harus dilaksanakan.

C.                Sistem Informasi Manajemen

Secara umum sistem informasi manajemen dapat diartikan sebagai sebuah system yang menyangkut metode dan upaya terorganisasi melalui layar computer dan dilakukan secara elektronik dalam melakukan fungsi pengumpulan data (baik data dari dalam dan luar perusahaan) serta mengatur data itu secara sistematik dengan menggunakan computer. Data-data yang telah dikumpulkan tadi diproses untuk menghasilkan dan menyajikan informasi yang terkini, akurat, dan cepat bagi para pengambil keputusan manajemen.

Berdasarkan definisi di atas system informasi manajemen memiliki dua (2) fungsi :

  Fungsi pertama adalah fungsi pengumpulan data internal maupun eksternal perusahaan secara sistematik yang secara periodic mengalami penyesuaian, seperti data-data penjualan perusahaan secara periodic, barang-barang inventori, biaya, harga, jumlah dan tren produksi, srta jumlah tenaga kerja di dalam perusahaan. Data-data eksternal seperti perilaku perusahaan pesaing,tren pasar, termasuk di dalamnya perilaku konsumen, hukun-hukum atau undang-undang yang diberlakukan dalam dunia bisnis, serta misalnya perubahan yang terjadi pada perusahaan penyuplai barang dan transportasi.

  Fungsi kedua adalah pemprosesan data menjadi informasi yang bermanfaat bagi para pengambil keputusan manajemen. Data-data yang telah kemudian diklasifikasikan, diolah dan dianalisis atas dasar fungsi-fungsi tertentu sesuai dengan kepentingan perusahaan.

Hasil dari kedua fungsi tersebut kemudian disajikan dalam bentuk laporan yang memuat informasi-informasi penting yang dibutuhkan perusahaan, terutamanya bagi para pengambil keputusan dalam manajemen perusahaan.

Secara ringkas, operasi dari sistem informasi manajemen ini dapat dilihat dalam gambar di atas. Gambar tersebut menunjukkan bagaimana data yang diperoleh dari sumber internal dan eksternal, yang berhubungan dengan berbagai aspek dari kegiatan perusahaan, akan disusun secara sistematik dengan menggunakan system informasi manajemen. Dari pengorganisasian data tersebut perusahaan akan mendapat informasi yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan yang akurat dan up to date, yang dapat digunakan pada setiap masa untuk mengambil keputusan.

    Komponen dalam Sistem Informasi Manajemen

1.      Sistem pemprosesan data (Data Processing System)

Merupakan subsistem dari system informasi manajemen yang melakukan proses penyesuaian atas berbagai database yang terdapat dalam perusahaan dan menyajikannya dalam bentuk informasi terkini sebagaimana dibutuhkan oleh manajemen perusahaan. Sistem pemprosesan data ini dapat dilakukan update melalui dua cara, yaitu batch processing dan online processing. Pemprosesan secara batch adalah pengupdatean database melalui pengumpulan data pada satu periode tertentu untuk kemudian dilakukan update pada satu waktu tertentu secara serentak. Misalnya setiap satu minggu sekali untuk mengetahui kinerja para pekerjanya. Pemprosesan secara online, pendekatan ini melakukan update data secara terus-menerus mengikuti proses pemasukan data yang terbaru. Misalnya perusahaan bursa efek yang melakukan update harga saham dari waktu ke waktu.

2.      Sistem Pelaporan Manajemen (Management Reporting System)

Sistem Pelaporan Manajemen mengumpulkan data untuk kemudian diproses untuk menghasilkan informasi atau laporan yang diperlukan oleh manajer dalam menentukan perencanaan dan mengambil keputusan. Beberapa jenis pelaporan manajemen yang sudah dikenal :

  Laporan Detail

Laporan ini memuat informasi detail dari setiap transaksi yang dilakukan oleh perusahaan berdasrakan waktunya serta informasi detail lainnya.

  Laporan Ringkas

Memuat beberapa informasi penting yang diperlukan, yaitu oleh manajemen pada level yang lebih tinggi. Pada dasarnya laporan ini mengemukakan garis-garis besar dari hal-hal yang terdapat dalam laporan detail/laporan.

  Laporan Pengecualian

Merupakan laporan yang menyampaikan beberapa penyimpangan atas standar tertentu ynag telah ditetapkan oleh perusahaan. Laporan akuntansi yang memuat utang-piutang yang belum dibayar oleh perusahaan biasanya mambantu manajer untuk mendapatkan data ini untuk kemudian mengambil keputusan untuk mengoreksinya pada periode berikutnya.

  Laporan Atas Permintaan

Laporan ini disajikan atas dasar permintaan saja. Misalnya saja seorang manajer suatu waktu bermaksud untuk melihat daftar dan jumlah permintaan barang perusahaan pada periode tertentu tanpa memerlukan copy-nya dalam print-copy. Dia cukup meminta kepada sekretariatnya untuk menyajikannya melalui layar komputer.

3.      Sistem Pendukung dalam Pengambilan Keputusan

Sistem ini secara terprogram mampu menjawab beberapa kasus dalam perusahaan yang menyangkut jawaban atas pertanyaan “bagaimana apabila”.  Misalnya saja system akuntansi yang telah terjamin keamanannya. Suatu waktu ada seorang manajer yang ingin merubah angka-angka dalam computer tersebut, computer tersebut dengan segera akan merekamnya dan melaporkan penyimpangannya sekiranya pada waktu berikutnya dilakukan pengecekan.

4.      Sistem Otomasi Kantor

Merupakan sistem komunikasi, komunikasi dalam perusahaan dan kantor pada masa ini memanfaatkan jaringan computer untuk melakukan komunikasi satu sama lain melalui komputer yang terkoneksi melalui jaringan tertentu. Melalui system otomasi kantor ini, manajer dapat dengan mudah menghubungi siapa saja yang terintregasi dalam system informasi manajemen, pada waktu kapan saja dibutuhkan, tanpa harus mengalami kesulitan yang disebabkan nisalnya oleh ruang dan tempat yang berbeda dan cukup jauh jaraknya.

5.      Sistem Pintar

Adalah system computer yang memberikan informasi kepada manajer kepada manajer hal-hal yang biasanya dibutuhkan dan diperoleh dari seorang pakar atau konsultan. Dalam system ini dikenal istilah Artificial Intelligence, yaitu berbagai masukan yang diberikan system computer dalam memcahkan persoalan-persoalan yang tidak  mampu dijawab oleh seorang manajer.

D.                Sistem Nilai dan Budaya Organisasi

Budaya organisasi merupakan sistem nilai yang diyakini dan dapat dipelajari, dapat diterapkan dan dikembangkan secara terus-menerus, suatu wujud anggapan yang dimiliki diterima secara implisit oleh kelompok dan menentukan bagaimana kelompok tersebut rasakan, pikirkan, dan bereaksi terhadap lingkungannya yang beraneka ragam. Budaya merefleksikan nilai-nilai dan keyakinan yang dimiliki oleh anggota organisasi. Nilai-nilai tersebut cenderung berlangsung dalam waktu lama dan tahan terhadap perubahan.

Organisasi sebagai tempat atau wadah dimana orang-orang berkumpul, bekerjasama secara rasional dan sistematis, terencana, terorganisasi,  terpimpin dan terkendali, dalam memanfaatkan sumber daya organisasi (uang, material, mesin, metode, lingkungan, sarana, prasarana, data) secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Kerjasama dimaksud adalah kerjasama yang terarah pada pencapaian tujuan.

    Ciri-ciri Budaya Organisasi

a.                   Inovasi dan pengambilan resiko.

b.                  Perhatian terhadap detail.

c.                   Orientasi hasil.

d.                  Orientasi orang.

e.                   Orientasi tim.

f.                   Keagresifan.

g.                  Kemantapan.

    Fungsi budaya organisasi

a.                   Perasaan identitas dan menambah komitmen organisasi.

b.                  Alat pengorganisasian anggota.

c.                   Menguatkan nilai-nilai dalam organisasi.

d.                  Mekanisme control pelaku.

    Sumber-sumber budaya organisasi

a.                   Pengaruh umum dan luar yang luas. Mencakup factor-faktor yang tidak dapat dikendalikan atau hanya sedikit dapat dikendalikan oleh organisasi.

b.                  Pengaruh dan nilai-nilai yang ada di masyarakat. Keyakinan-keyakinan dan nilai-nilai yang dominan dari masyarakat luas, misalnya kesopanan dan kebersihan.

c.                   Factor-faktor yang spesifik dari organisasi. Organisasi selalu berinteraksi dengan lingkungannya. Dalam mengatasi baik masalah eksternal maupun internal organisasi akan mendapatkan penyelesaian-penyelesaian yang berhasil. Keberhasilan mengatasi berbagai masalah tersebut merupakan dasar bagi tumbuhnya budaya organisasi.

 

E.                 Sistem Manajemen tertutup dan terbuka

  Sistem Manajemen Tertutup

Karakteristik dari sistem tertutup adalah adanya kecenderungan yang kuat untuk bergerak mencapai suatu keseimbangan dan entropi yang statis. Sifat ini menunjukkan adanya kebekuan atau tepatbya keseimbangan yang beku. Istilah entropi aslinya dipergunakan dalam ilmu-ilmu fisika. Ia mempunyai pengertian yang cenderung dipergunakan pada setiap system tertutup dengan tidak adanya potensi berikutnya untuk membangkitkan daya kerja atau usaha transformasi. Miller menyebutnya “Entropi dikenal sebagai suatu system yang menunjukkan kekacauan, ketidakteraturan, tidak adanya pola kerja, atau organisasi yang diatur secara acak.[2] Dalam manajemen tertutup, manajer tidak menginformasikan keadaan perusahaan kepada bawahannya walaupun dalam batas tertentu saja diambilnya keputusan tanpa melibatkan partisipasi para bawahannya dalam proses pengambilan keputusan.

    Kelebihan

   Pengambilan dalam suatu keputusan itu cepat, karena tidak melibatkan keikutsertaan bawahan dalam proses pengambilan keputusan

   Kerahasiaan dan keadaan perusahaan sangat terjamin.

    Kelemahan

   Masalah dan pemecahan masalah yang dihadapi perusahaan hanya dihadapi oleh seorang manajer.

   Para bawahan tidak mengetahui keadaan perusahaan (untung/ruginya perusahaan).

  Sistem Manajemen Terbuka

Sistem terbuka mempunyai interaksi hubungan yang berkelangsungan dengan lingkungannya dan mencapai suatu tingkat dinamika tertentu atau keseimbangan yang dinamis sementara itu system ini masih mempunyai kemampuan yang berkelanjutan untuk melangsungkan kerja dan melakukan transfornasi ke pihak lain. Sistem ini mempunyai proses putaran kontinu yang menyebabkan daya hidupnya berkelangsungan.[3]

    Kelebihan

         Kerja sama semakin membaik dan interaksi-interaksi antar atasan dan bawahan semakin harmonis.

         Bawahan akan lebih besemangat dan berpartisipasi tinggi pada tugas-tugasnya.

         Atasan banyak meninformasikan keadaan perusahaan kepada bawahan, sehingga bawahan dalam batas-batas tertentu mengetahui keadaan perusahaan.

         Seorang manajer/atasan dalam pengambilan suatu keputusan terlebih ahulu memberikan kesempatan bawahannya untuk mengemukakan pendapat serta sara-sarannya.

    Kelemahan

         Rahasia perusahaan kurang terjamin, karena adanya kemungkinan para pejabat yang mengikuti pertemuan membocorkannya.

         Dalam pengambilan keputusan tidak efektif dan efisien, bertele-tele sehingga menyebabkan pengeluaran biaya yang banyak karena seringnya mengadakan pertemuan-pertemuan.

5.      Proses Manajemen

Proses manajemen adalah suatu rangkaian aktivitas yang harus dilakukan oleh seorang manajer dalam suatu organisasi.[4] Manajemen merupakan sutu proses atau serangkaian tindakan untuk mencapai tujuan dengan menjalankan fungsi manajemen dan menggunakan sumber daya.[5]

Empat (4) fungsi utama manajemen yaitu planning,organizing, leading, dan controlling untuk mencapai tujuan organisasi.

Terdapat empat bentuk sumber daya :[6]

a.       Human resources

            Adalah pekerja yang diperlukan untuk menjalankan pekerjaan.

b.      Financiial resourcesn. Merupakan uang yang digunakan manajer dan organisasi untuk membiayai pekerjaan guna mencapai tujuan organisasi.

c.       Physical respurces

            Merupakan barang dan bangunan, termasuk bahan baku, ruang kantor, fasilitas produksi yang dipergunakan untuk beroperasinya organisasi.

d.      Informational resources

            Merupakan data yang digunakan manajer dan organisasi sbagai dasar pertimbangan untuk menjalankan pekerjaan dalam mencapai tujuan organisasi.

1.                  Para manajer mengambil keputusan-keputusan, maksudnya mereka memperkembangkan sesuatu proses dengan apa serangkaian tindakan dipilih secara sadar dari alternative-alternative yang tersedia guna tujuan mencapai sesuatu hasil yang diinginkan.

2.                  Para manajer memusatkan perhatian atas sasaran-sasaran.

3.                  Para manajer merencanakan serta menetapkan kebijaksanaan-kebijaksanaan, maksudnya mereka mengatisipasi masa yang akan dating dan menemukan berbagai arah tindakan alternatif, setelahnya mereka menetapkan petunujuk-petunjuk untuk keputusan-keputusan masa yang akan dating.

4.                  Para manajer mengorganisasi dan mengisi posisi-posisi, maksudnya mereka menggunakan suatu proses dengan apa struktur dan alokasi jabatan-jabatan dideterminasi, kemudian menempatkan orang-orang pada jabatan-jabatan tersebut.

5.                  Para manajer berkomunikasi dengan pihak bawahan, para rekan-rekan mereka dan pihak atasan dengan perkataan lain : para manajer mentransmisi ide-ide kepada pihak lain dengan tujuan mencapai hasil yang diinginkan.

6.                  Para manajer memberikan pengarahan dan melakukan supervise, artinya mereka mengusahakan agar pihak bawahan melaksanakan pekerjaan kea rah tujuan-tujuan umum serta sasaran-sasaran.

Para manajer mengontrol aktivitas-aktivitas, artinya mereka memanfaatkan proses-proses yang mengukur hasil pekerjaan nyata dan mengarahkannya ke arah tujuan tertentu yang ditetapkan sebelumnya.

 

Referensi:

---

[1] Malayu S.P. Hasibuan,”Manajemen:Dasar,Pengertian,dan Masalah”,(Jakarta:PT.Bumi Aksara,2007),hal.53-61.

[2] Miftah Thoha,”Perilaku Oragnisasi, Konsep Dasar dan Aplikasinya”,

(Jakarta:PT. Raja Grafindo Persada,2008),hal.122.

[3] Ibid,hal.123.

[4] H.B. Siswanto,”Pengantar Manajemen”,(Jakarta:PT.Bumi Aksara,2005),hal.23.

[5] Wibowo,”Manajemen Perubahan”,(Jakarta:PT. Raja Grafindo Persada,2007),hal.10.

[6] Ibid,hal.11.

[7] Winardi,”Manajemen Konflik”,(Bandung:CV. Mandar Maju,2007),hal.32-33.